Ind­købs­poli­tik

OM INDKØBSPOLITIKKEN

Hvorfor er den vigtig?

Vi skal med denne indkøbspolitik sikre, at Vejle Kommune på bedst mulige vis, kan varetage borgernes og virksomhedernes interesser i forhold til indkøb af varer og tjenesteydelser. Samtidig spiller den en central rolle for byrådets ambition om at understøtte den grønne omstilling og om at bidrage til en mere klimavenlig, bæredygtig dagsorden i et større perspektiv.

Vi tror på, at vi gennem vores indkøb – som offentlig institution – kan medvirke til at ændre måden, vi producerer og forbruger varer og ressourcer på. At vi gennem vores indkøb, med fokus på det nære og lokale, har mulighed for at skabe værdi for vores klode på både kort og lang sigt.

Politikken skal ses i tæt sammenhæng med Vejle Kommunes resiliensstrategi, som også ligger til grund for vores klimaplan. Den indebærer, at vi indgår partnerskaber, arbejder på tværs af siloer, og at vi vil bygge ud fra – og oven på – vores tilgængelige ressourcer. Dette er samtidig i god tråd med FN’s 17 verdensmål, herunder målet om ansvarligt forbrug og ansvarlig produktion.

Indkøbspolitikken sætter rammen for kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser. Det sker bl.a. med udgangspunkt i de forvaltningsretlige principper og den danske udbudslov, som alle offentlige myndigheder i Danmark er underlagt.

Politikken er opdelt i fire hovedafsnit, som gengiver vores tilgang til Klima, grøn omstilling og bæredygtighed, Økonomisk ansvarlige indkøb, Samarbejde og Vores indkøbs-organisation.

KLIMA, GRØN OMSTILLING OG BÆREDYGTIGHED

Klima og den grønne omstilling

Med klimaplanen fra 2020 har vi i Vejle Kommune vist, at vi vil gå forrest i klimakampen og arbejde målrettet for en grøn omstilling på alle niveauer.

I den forbindelse spiller vores indkøb en væsentlig rolle. Vejle Kommune, som virksomhed, har et forbrug på 2,3 mia. kr. om året, og det giver os en købekraft, der kan være med til at præge udviklingen både på lokalt og nationalt plan.

Derfor har vi besluttet, at klimaaftrykket skal indgå som en betydningsfuld faktor – og måles, hvis muligt – når vi indgår indkøbsaftaler fremover.

Ud over den direkte klimaeffekt, grønne indkøb vil have på vores eget forbrug i kommunen, tror vi på, at det også vil medvirke til at skabe fokus på klima og bæredygtighed i en større sammenhæng.

Eksempelvis vil vores øgede efterspørgsel på miljømærkede produkter kunne bidrage til, at den generelle interesse for at sælge og udbyde disse øges blandt potentielle leverandører. Når vi køber ind, er det derfor med respekt for ressourcer og omgivelser. Vi foretager ved hvert udbud en vurdering af, hvilke krav vi vil sætte til klima og miljø.

Bæredygtighed

I Vejle Kommune stiller vi krav om, at vores leverandører og deres underleverandører overholder de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. Blandt disse er ILO's konventioner om tvangsarbejde, børnearbejde samt sikkert og sundt arbejdsmiljø.

Vi har fokus på, at totaløkonomien har stor betydning for, hvor bæredygtigt et indkøb er. Der kan fx være tilfælde, hvor en kvalitetsvare ikke er den billigste i anskaffelse, men hvor den til gengæld holder længere end alternativerne. På samme måde kan indkøbet af en relativt dyr serviceydelse måske betyde, at vores arbejdsgange bliver mere effektive og rationelle. I det lange løb kan den derfor både være et mere bæredygtigt og økonomisk fordelagtigt valg.

Fokusområder:
•Indkøb af grøn el
•Kommunal kørsel omlægges til el
•Reduceret kødforbrug i offentlige institutioner og køkkener
•Indkøb af miljømærkede produkter

ØKONOMISK ANSVARLIGE INDKØB

Den samlede økonomi

Som kommune har vi et ansvar for at bedrive godt køb-mandsskab og forvalte borgernes penge på den bedst mulige måde. Derfor er prisen for vores indkøb af varer og tjenesteydelser et væsentligt element i de aftaler, vi indgår med vores leverandører. For når vi opnår en god pris på en aftale, frigives der midler til kommunens kerneopgaver.

Men prisen kan ikke stå alene. Det klimaaftryk, vores indkøb medfører, vejer også tungt i den samlede vurdering, ligesom en række andre faktorer kan spille ind i konkrete sammenhænge. Det kan fx være kvalitet, genanvendelighed, opgraderingsmuligheder, følgeomkostninger, driftsomkostninger mv.

Fokus på omkostninger

Der er en række omkostninger forbundet med at indgå og benytte aftaler om indkøb. Det gælder bl.a. i forhold til de ressourcer, virksomheder bruger på at udarbejde et tilbud, og dem kommunen bruger på at lave udbudsmaterialer og evaluere de indkomne tilbud.

I Vejle Kommune har vi fokus på at reducere disse omkostninger mest muligt for alle parter. Hverken virksomhederne eller Vejle Kommune skal bruge flere ressourcer end højst nødvendigt, når opgaver sendes i udbud. Derfor er vi også meget bevidste om altid at sikre den rette balance mellem opnåelse af en tilstrækkelig konkurrence og brug af relevant udbudsform.

Fokusområder:
•Pris og klimaaftryk
•Produkters holdbarhed og levetid
•Reduktion af omkostninger for alle parter

SAMARBEJDE

Det konstruktive samarbejde med markedet

I Vejle Kommune lægger vi stor vægt på et konstruktivt samarbejde med eksterne parter omkring udbud og indkøb. Samarbejdet er baseret på dialog og gensidigt tillid, og det bidrager til, at vi kan finde de løsninger, der passer bedst til vores behov. Fx er de produkter og ideer private virksomheder præsenterer os for på klimaområdet væsentlige for vores forståelse af, hvilke muligheder vi på området har som kommune. Ofte vil det ske i form af markedsdialog forud for – eller i løbet af – en udbudsproces. Men det kan også være med de enkelte virksomheder i løbet af en kontraktperiode.

Vi arbejder målrettet med at give lokale virksomheder de bedst mulige betingelser for at skabe vækst og arbejdspladser i kommunen. Det sker bl.a. gennem en fortsat dialog med vores erhvervsliv om, hvordan kommunen kan under-støtte de små og mellemstore leverandører i at byde ind på de opgaver, vi udbyder. Hvor udbudsreglerne tillader det, laver vi aftaler med lokale leverandører.

Vi ønsker, at vores udbud henvender sig til så bredt et konkurrencefelt som muligt. Derfor tilrettelægger vi vores udbud på en måde, så også mindre virksomheder og socialøkonomiske virksomheder kan byde ind. Det kan eksempelvist ske ved en opdeling af større udbud, ved brug af delaftaler eller ved at opfordre tilbudsgivere til at samarbejde om et fælles tilbud.

Vejle Kommune vil fortsat være iværksættervenlig ved at være åben overfor nye produkter og ydelser, som kan skabe værdi for kommunen, og anvende lokale iværksættere, hvor kommunen har behov for udvikling af nyt.

Fælles om indkøbsaftaler

Det gælder grundlæggende, at jo større ordrer man afgiver som kunde, desto større krav kan man stille til pris og kvalitet. Så når vi handler i fællesskab med en gruppe af kommuner, giver det os mulighed for at opnå endnu bedre vilkår, end når vi forhandler alene. I Vejle Kommune tilslutter vi os derfor som udgangspunkt, de aftaler, der indgås af SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice). SKI udbyder fællesoffentlige indkøbsaftaler på varer og tjenesteydelser.

Vi er også medlem af indkøbsfællesskab KomUdbud, hvor vi ligeledes kan udnytte de fordele, det giver at købe ind i større grupper. Både i regi af SKI og KomUdbud gælder det, at vi, gennem dialog med de øvrige deltagere, er med til fastlægge indholdet af de enkelte aftaler.

De fællesskaber vi indgår i, spiller derfor en vigtig rolle i forhold til at sikre de bedst mulige aftaler for Vejle Kommune. Samtidig giver de os mulighed for at præge den offentlige sektors indkøbsdagsorden i retning af bæredygtighed og grøn omstilling.

Fokusområder:
•Fællesoffentlige udbud
•Markedsdialog
•Samarbejde med erhvervslivet

VORES INDKØBSORGANISATION

Rollefordelingen i indkøbsorganisationen

Det er altid de enkelte afdelinger, ude på fagområderne, som køber ind. Det er her, man ligger inde med den største specifikke viden om borgernes og virksomhedernes behov i de konkrete sammenhænge.

Når kommunen indgår indkøbsaftaler, foregår det i et tæt samarbejde mellem et fagområde og den centrale indkøbsafdeling. Her er Indkøbsafdelingens primære rolle i samarbejdet at understøtte og drive indkøbsarbejdet professionelt, med udgangspunkt i den faglighed og viden som er forankret her.

Et vigtigt element i samarbejdet, og en forudsætning for en velfungerende indkøbsorganisation, er, at man på fagområderne også benytter de indkøbsaftaler, der er indgået centralt.

Det er med til at sikre, at der indkøbes til den rigtige pris samtidig med at de øvrige krav, der er stillet – til for eksempel klima eller kvalitet – bliver efterlevet.

Digital understøttelse

Målet er, at flest mulige indkøb foretages via kommunens e-handelssystem. E-handel er med til at reducere fejl i blandt andet bestillinger og faktureringer. Alle indkøb egner sig dog ikke til et og samme e-handelssystem, og derfor vurderer vi altid, om andre muligheder giver det bedste forhold, mellem den sikkerhed man ønsker, og de ressourcer der er forbundet med en bestillingsproces.

E-handel skal opleves som en naturlig, enkel og tidsbesparende del af indkøbsopgaven i Vejle Kommune. Det skal understøtte hele indkøbsprocessen fra ordreafgivelse til betaling. Vi ønsker derfor, at automatisere manuelle processer med forskellige værktøjer som fx robotteknologi.

Kontraktopfølgning

Virksomheder, der indgår en aftale med Vejle Kommune, skal opleve, at vi følger aktivt op gennem en systematisk kontraktstyring. Det sker med udgangspunkt i de parametre, der vurderes at have relevans i forhold til de enkelte kontrakter.

Opfølgningen skal sikre, at aftalerne overholdes, og den bidrager samtidig til at fastholde en løbende udviklingsdialog med leverandørerne i kontraktperioden.

Alle kan stille krav. Men kravene skal implementeres og efterleves, og det er aldrig en selvfølge at det sker. Derfor er kontraktstyring og opfølgning på fx kvalitet gennem hele kontraktens løbetid et afgørende greb for at sikre en professionalisering af Vejle Kommunes indkøbsorganisation.

Fokusområder:
•Samarbejde
•Kontraktopfølgning
•Compliance